O processo de Governança de Materiais facilita o sistema de compras, confere exatidão e acuracidade nas informações fiscais e contábeis, além de garantir a padronização dos cadastros, diminuindo a possibilidade de duplicidade e erros em caracterização de itens e serviços.
A Governança de Materiais tem por objetivo classificar, parametrizar e padronizar todas as informações referentes aos itens, consolidando tudo isso em um fluxo de cadastro que garanta uma base de dados com informações confiáveis e estruturadas para todo o processo de movimentação e análise posterior.
A Governança de Materiais envolve 5 passos para que essa entidade se torne um processo consolidado dentro da organização:
- Classificação: definir agrupamentos físicos, contábeis e fiscais para os materiais;
- Codificação: definir padrão de código para os materiais de forma a torna-los um apoio à classificação e auditoria de cadastros;
- PDM: definir regras para descrição padronização de materiais com o intuito de evitar duplicidade em descrições e garantir um cadastro com todas as especificações necessárias para Suprimentos;
- Workflow: definir fluxo de cadastro de materiais para que os produtos e serviços sejam cadastrados com a absorção de todos os parâmetros necessários no que tange às suas naturezas física, fiscais e contábeis;
- Procedimento: aglutinar todas as definições dos tópicos anteriores em um documento para guiar a Governança de Materiais dentro da organização, trazendo os benefícios de padronização e assertividade nos cadastros e posteriores movimentações.
É importante finalizar lembrando que para atingir o objetivo da Governança é de suma importância envolver pessoas que conheçam a fundo as características fundamentais para os materiais no que tange às áreas contábeis, físicas e fiscais. Além disso, a experiência das pessoas envolvidas com padronização, cadastros e workflow será um diferencial para garantir que o processo tenha definições e classificações sólidas e assertivas. Buscar a Governança é um passo fundamental para que as movimentações posteriores ocorram com suas destinações contábeis e fiscais íntegras e confiáveis.
