Escrito por Fernando Latini, Innovation Owner da ConTI Consultoria.
Durante muitos anos, a evolução dos ERPs esteve relacionada à automatização de processos e ao aumento do controle operacional. No entanto, novos desafios passaram a fazer parte da rotina das empresas: transformar a enorme quantidade de dados armazenados no sistema em informações úteis para a tomada de decisão.
Empresas que utilizam o ERP TOTVS Datasul registram diariamente milhares de informações sobre planejamento, produção, estoque, compras, faturamento, vendas, manutenção, fiscal, contabilidade e financeiro. Datasul: Conheça a história desse sistema! – ConTI Consultoria O problema raramente está na ausência desses dados, mas sim na velocidade com que eles podem ser acessados e transformados em decisão.
É nesse contexto que a Inteligência Artificial (IA) está transformando a forma como gestores e usuários interagem com o ERP. Em vez de navegar por menus, gerar relatórios ou solicitar consultas para a equipe de TI, a tendência é que o acesso às informações aconteça por meio de perguntas feitas em linguagem natural.
O ERP evoluiu. A forma de utilizá-lo também.
Tradicionalmente, encontrar uma informação específica no ERP exige conhecer sua estrutura, identificar o módulo correto e, muitas vezes, recorrer a relatórios personalizados/customizados.
Na prática, o fluxo costuma ser semelhante a este:
Embora esse processo funcione, ele cria um grande intervalo entre a necessidade da informação e a ação. Em um ambiente de negócios cada vez mais dinâmico, esse tempo pode representar perda de produtividade, atrasos operacionais e o mais importante: decisões tomadas em atraso ou não tomadas.
O que é Inteligência Artificial aplicada ao TOTVS Datasul?
Quando falamos em IA aplicada ao ERP, não estamos nos referindo a um chatbot genérico, um dashboard com diversas informações ou a uma ferramenta que substitui pessoas.
A Inteligência Artificial atua como uma camada de acesso às informações do Datasul, permitindo interpretar perguntas feitas pelos usuários e consultar os dados oficiais do sistema para responder de forma rápida, contextualizada e dinâmica.
Na prática, em vez de procurar informações em diferentes telas, parametrizar consultas ou gerar um ou vários relatórios, “quebrar a cabeça” em como conseguir alguma informação, o usuário pode simplesmente fazer uma pergunta de forma simples e direta:
- Qual foi o faturamento de hoje?
- Existem pedidos aguardando faturamento?
- Quais clientes mais compraram no mês?
- Qual representante teve melhor desempenho?
- Quais produtos apresentaram queda nas vendas?
A resposta é obtida em segundos, utilizando os dados já existentes no ERP, sem “alucinar”, ou seja, baseado nos dados oficiais da empresa.
A principal mudança é a experiência do usuário
A maior transformação promovida pela IA não está apenas na tecnologia, mas na forma como as pessoas utilizam e interagem com o ERP.
Durante décadas, os usuários precisaram aprender onde cada informação estava localizada dentro do sistema, em qual módulo, em qual menu… Com horas de treinamento, diversos acessos (ou pior, a falta deles), com “anotações” de como parametrizar consultas e relatórios e por vezes tendo que recorrer a usuário chave ou ao suporte de TI.
Isso reduz significativamente a curva de aprendizado, democratiza o acesso aos dados e permite que gestores concentrem seu tempo na análise e na tomada de decisão, e não na busca por informações.
Inteligência Artificial substitui consultas, relatórios e ferramentas de Business Intelligence?
Não. Consultas e relatórios continuam sendo fundamentais para análises estruturadas, auditorias e acompanhamento de indicadores. O BI e Inteligência Artificial possuem objetivos diferentes e complementares.
O que muda é que muitas perguntas do dia a dia deixam de depender deles.
Imagine um gestor que deseja apenas saber:
- quanto foi faturado hoje;
- quais pedidos estão atrasados;
- quais clientes estão aguardando aprovação;
- quais produtos tiveram maior crescimento.
Em vez de abrir um relatório completo, fazer análises e então encontrar a informação, a resposta pode ser obtida diretamente por meio da IA, através de linguagem natural e em instantes.
Isso reduz drasticamente o tempo entre a pergunta e a decisão.
Enquanto o BI é excelente para construir dashboards, indicadores e análises históricas, a IA é mais eficiente para responder perguntas específicas feitas no momento em que surgem.
O BI responde perguntas previamente planejadas.
A IA responde perguntas que surgem durante o dia a dia, nas conversas de corredor, nas reuniões, na operação.
Essa combinação amplia o potencial analítico das pessoas e torna o acesso aos dados da empresa muito mais ágil, rápido e direto.
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Como a IA pode ser utilizada no TOTVS Datasul?
As aplicações são diversas e variam conforme a necessidade de cada organização, como por exemplo:
Comercial
- acompanhar vendas em tempo real;
- analisar desempenho de representantes;
- consultar carteira de pedidos.
Faturamento
- acompanhar faturamento;
- consultar receitas por cliente;
- analisar desempenho por produto.
Logística
- acompanhar pedidos pendentes;
- identificar atrasos;
- verificar níveis de estoque.
Compras
- consultar solicitações em aberto;
- acompanhar follow-up de pedidos;
- acompanhar o nível de qualidade do fornecedor.
Produção
- acompanhar ordens de produção;
- identificar perdas, refugos, retrabalhos;
- analisar produtividade.
Manutenção
- acompanhar ordens de manutenção;
- identificar principais paradas e seus motivos;
- identificar os equipamentos críticos e avaliar sua performance.
Financeiro
- acompanhar movimentações financeiras;
- apoiar nas conciliações bancárias;
- acompanhar contas em atraso e a vencer.
A mesma tecnologia desenvolvida para a aplicação de IA pode atender diferentes áreas utilizando uma única base de dados: o próprio ERP.
Segurança continua sendo prioridade
Uma das maiores preocupações das empresas é garantir que a Inteligência Artificial não comprometa a segurança do ambiente.
Por isso, arquiteturas modernas são desenvolvidas para operar sem comprometer/ modificar dados do ERP.
Em geral, essas soluções:
- utilizam apenas leitura dos dados;
- não executam transações;
- preservam o Datasul como fonte oficial das informações;
- operam em ambiente isolado;
- utilizam comunicação criptografada.
Dessa forma, a empresa mantém o controle sobre seus dados enquanto amplia a capacidade de utilizá-los.
O futuro do ERP é conversacional
A popularização da Inteligência Artificial Generativa está mudando a expectativa dos usuários em relação aos sistemas corporativos. Da mesma forma que hoje as pessoas conversam com assistentes virtuais para buscar informações na internet, a tendência é que essa experiência também faça parte do ambiente empresarial.
Os ERPs deixam de ser apenas sistemas de registro de informações para se tornarem plataformas capazes de responder perguntas, apoiar análises e acelerar decisões, de preferência, na palma da mão e de qualquer lugar (claro, levando sempre as questões de segurança da informação).
No caso do TOTVS Datasul, isso significa reduzir a dependência de consultas e relatórios, desenvolvimentos específicos e tornar o conhecimento disponível e facilmente acessível para mais pessoas dentro da organização, sem a necessidade de ser/ter usuário do ERP.
Vale a pena investir em IA integrada ao Datasul?
A resposta vai depender do objetivo da empresa.
Se o desafio está em reduzir o tempo gasto para encontrar informações, aumentar a autonomia dos gestores e aproveitar melhor os dados já existentes no ERP, a Inteligência Artificial representa uma evolução natural.
Mais do que substituir processos atuais ou facilitar o acesso aos dados, ela complementa o Datasul, simplificando a forma como usuários interagem com as informações e tornando o acesso ao conhecimento mais rápido, intuitivo e eficiente.
À medida que a tecnologia evolui, empresas que conseguem transformar seus dados em decisões ágeis tendem a ganhar vantagem competitiva em um mercado cada vez mais orientado por informação.
Leve a Inteligência Artificial para o seu Datasul
Imagine consultar informações do seu ERP como se estivesse conversando com um especialista da empresa, em qualquer lugar, a qualquer tempo, sem a necessidade de logar em sistema, navegar em menus, parametrizar consultas ou relatórios.
A solução de IA para TOTVS Datasul da ConTI permite acessar dados em segundos, utilizando linguagem natural, sem alterar processos e sem alterar a dados ou estrutura do ERP.
Além das aplicações já prontas para Pedidos e Faturamento. Também desenvolvemos soluções personalizadas para atender às necessidades específicas de cada operação. A estrutura da solução já está pronta, basta desenvolver os extratores e a aplicação para o módulo.
Conheça a solução de IA para TOTVS Datasul
Perguntas frequentes
É possível integrar Inteligência Artificial ao TOTVS Datasul?
Sim. Existem soluções capazes de consultar os dados do ERP utilizando linguagem natural, preservando a estrutura e a integridade do ambiente.
A IA altera o banco de dados do Datasul?
Não. As arquiteturas recomendadas trabalham apenas com leitura das informações e mantêm o ERP como fonte oficial dos dados.
IA substitui Business Intelligence?
Não. BI e IA são tecnologias complementares. Enquanto o BI organiza indicadores e dashboards, a IA facilita consultas e análises em linguagem natural.
Quais áreas podem utilizar IA no Datasul?
Qualquer área que dependa das informações do ERP, como Comercial, Financeiro, Fiscal, Compras, Logística, Produção, RH, Controladoria e Diretoria.
É possível desenvolver aplicações específicas?
Sim. Além de casos de uso comuns, a Inteligência Artificial pode ser adaptada para processos específicos de cada organização, ampliando o valor estratégico do ERP.
