Na última década, vimos a evolução das escriturações contábeis/fiscais das empresas deixarem de ser físicas, para serem digitais. Seguindo o exemplo do mais conhecido, o SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, muitas outras obrigações acessórias foram criadas, seguindo a mesmo formato: Geração de arquivo em leiaute específico, validação dos dados, assinatura e transmissão/recibo.
Esta padronização de formato, associado à validação de regras, já trouxe uma série de benefícios para as empresas, que tiveram que revisar processos internos como cadastros, emissão de notas fiscais, etc.
No entanto, percebo que as empresas estão se preocupando em entregar o arquivo sem erros. E não em entregar um arquivo certo. Parece a mesma coisa, mas não é. Um arquivo sem erros é um arquivo validado de acordo com as regras do leiaute, mas isto não quer dizer que ele está certo.
Tome como exemplo o seguinte: Se você informou em seu arquivo que um item é Tributado para ICMS, então a alíquota é obrigatória. Mas se você informar uma alíquota de 12% onde deveria ser 18%, você está obedecendo a regra do leiaute, mas enviando uma informação errada.
Outro exemplo são informações que deveriam ser enviadas e não são. Muitas destas, por não serem consideradas como obrigatórias pelo validador, não são enviadas. Mas o envio é obrigatório por lei, levando a empresa a descumprir a lei.
E para piorar, existem ainda, uma grande quantidade de informações que ainda não são validadas pelos validadores dos arquivos digitais, permitindo o envio de informações erradas.
Então, entregar um arquivo sem erros é apenas uma parte de entregar um arquivo certo. Não podemos apenas confiar no validador.
Então, como deve ser realizado esse trabalho para que os arquivos do SPED Fiscal sejam entregues de maneira certeira?
A resposta é simples: um processo de revisão contínua dos procedimentos a partir da escrituração digital. De forma geral, este processo consiste em:
- Geração do Arquivo
- Validação da Escrituração Digital
- Auditoria da Escrituração Digital
- Transmissão do Arquivo
- Revisão dos procedimentos de emissão / recepção de notas
- Revisão de procedimentos de cadastros (itens, clientes, fornecedores, etc.)
O processo parece óbvio, mas pouquíssimas empresas adotam este processo (ou algo similar). Ao transmitir o arquivo e obter o recibo, acreditam que o trabalho foi finalizado.
O profissional da área fiscal, no meu entendimento, começaria seu trabalho, muito antes da data limite para transmissão.
Ele faria a geração de um arquivo, e em seguida a primeira validação no software/site apropriado. A análise do relatório de erros já traz consigo uma série de ações corretivas em cadastros e operações que devem ser corrigidas no ERP e não no arquivo ou validador. Um exemplo típico é um erro de cadastro que não é ajustado no ERP e no mês seguinte ele volta a aparecer.
Já com o arquivo validado, minha sugestão é utilizar um software que realiza a auditoria do arquivo de acordo com as leis vigentes atualmente. O custo é baixo e ele ajuda muito na verificação dos erros que não aparecem no validador. Estes softwares auditores não são perfeitos em suas análises, mas são muito bons em apontar divergências que auxiliam ao profissional da área a perceber eventuais falhas nos procedimentos da empresa.
Uma vez identificadas estas falhas e/ou oportunidades de melhorias, os setores responsáveis pela introdução destas informações no sistema seriam acionados para correção, de forma que com o passar do tempo, teremos cada vez menos problemas a serem resolvidos. Este processo deve ser contínuo, ou seja, não é um trabalho para ser realizado em três meses e quando a quantidade de problemas for diminuindo, ele ser abandonado.
Vivemos em um país onde as empresas tem que mudar sua operação com frequência, novos negócios são adicionados rapidamente, e os Governos Federal, Estadual e Municipal geram novas legislações e alteram as já existentes mais rápido do que as empresas conseguem se adaptar.
Por isto, defendo que as empresas têm a necessidade de aumentar a atenção aos arquivos que geram/enviam, uma vez que estes representam a operação da empresa perante os órgãos competentes. Da mesma forma que se preocupam em entregar um produto/serviço de qualidade a seus consumidores, devem se preocupar em entregar informações de qualidade em suas escriturações.
