Hora de melhorar!

Hora de melhorar!

Quando começou a Pandemia, passei por um problema que a maioria das empresas e famílias tiveram: Adaptar os recursos de hardware e software para a nova realidade. Em minha casa somos 3, mas apenas um Notebook que uso para trabalho estava em uso regularmente, e portanto, atualizado. Como fazer para que minha esposa trabalhasse remotamente e meu filho pudesse participar de aulas e realizar atividades on-line? Lembramos então de um notebook antigo (mais de 10 anos), que poderia “quebrar um galho” até que nos estruturássemos melhor. Ligamos e logo após o boot, o Windows 7 informou que tinha 149 atualizações pendentes no Windows Update. Tentei ignorar as atualizações em um primeiro momento para poder utilizá-lo mais rapidamente, mas tinha tanta dificuldade para fazer o que precisava, que resolvi atualizar primeiro antes de prosseguir. Consegui aplicar quase todas. Comecei a utilizar o computador. Atualizei o navegador, que também estava desatualizado. O antivírus começou a reportar problemas relacionados à definições de vírus, mas não foi possível atualizá-lo. Estava desistindo deste notebook em virtude de tantos problemas, quando resolvi uma tentativa mais radical, atualizar o Sistema Operacional. Como a Microsoft encerrou o suporte ao Windows 7, resolvi atualizar para o Windows 10 e rezar para que o computador mais antigo e de configurações modestas funcionasse a contento. Funcionou perfeitamente. Melhor do que antes com o Windows 7.

Esta longa introdução foi para exemplificar o que agora defendo. Em qualquer situação que envolva software, seja no Celular ou no PC, no ambiente pessoal ou profissional, creio que devemos sempre utilizar o que o mercado oferece de mais recente. Muitas pessoas não vão concordar comigo. Confesso que nem eu concordava comigo há uns dois anos atrás. Mas os convido a sair da “bolha” e conhecer os benefícios de atualizar seus recursos.

Quando falo em atualizar, não estou dizendo que devemos ser “Early adopters” (grupo de pessoas que querem adquirir um produto ou serviço novo, mesmo que tenha alguns bugs ou problemas). Mas que devemos ser quase isto, ou seja, suficientemente atualizados para aproveitar o máximo as funções que nosso hardware/software oferecem, além de trabalhar com segurança e performance.

Ainda utilizando o Windows como exemplo. Mesmo que a Microsoft mantivesse o suporte ao Windows 7, é óbvio que as melhorias seriam implementadas apenas para o Windows 10. O Windows 7 receberia apenas correções para mantê-lo funcionando. Para termos mais segurança, performance e funcionalidades, é muito melhor então utilizar o Windows 10. Não precisa ser o beta da última versão, a última versão estável é suficiente. Isto vale para outros produtos/serviços. As melhorias vêm para o novo. O antigo é apenas suportado, ou muitas vezes nem isto.

Atualizações e o ERP

Como trabalhamos com ERP, isto é mais do que verdadeiro. A cada atualização temos correções e melhorias. Na documentação disponibilizada pelo fornecedor, normalmente são liberadas:

– Correções: Geralmente problemas identificados pelos clientes e reportados ao fornecedor, que realiza a correção, e a disponibiliza para todos os clientes.

– Legislação: Estas alterações são parte correção, parte melhoria. Elas podem vir para adaptar o sistema à uma legislação já existente, ou para atender à uma nova legislação. E com menor frequência, para atender uma legislação antiga, mas que o sistema não oferecia suporte até então.

– Melhorias: São novas ferramentas que adaptam o sistema às novas tecnologias, e que permitem ao cliente melhorias no processo.

Quando não atualizamos, sofremos com problemas gerados por erros, temos dificuldade em atender obrigações fiscais e contábeis e o mais importante, deixamos de conhecer as melhorias que são oferecidas pelas novas versões. Ah! E não basta apenas atualizar. É preciso estudar o que é oferecido pela nova versão. É comum você pensar em algo que o ERP deveria fazer, e ele faz, mas você não sabe disto.

Em meu trabalho como consultor, vi muitos problemas em clientes cuja solução era apenas a atualização do sistema, pois o problema já havia sido corrigido pelo fornecedor. Em outros casos, a solução passava por atualizar, mas para atender a uma demanda legal, era preciso atualizar, configurar, testar e treinar usuários para realizar as tarefas necessárias. Um exemplo recente foi o REINF. Mas estas atualizações eram reativas e pontuais. Reativas, pois a empresa precisa atualizar, ou não conseguiria completar a tarefa. E pontuais, pois visavam atender um objetivo. Este tipo de atualização reativa, apesar de necessária, não é a desejável. Para mim, uma atualização saudável decorre de planejamento, leitura das notas de versão, validação das correções liberadas, e principalmente, avaliação das novidades que o sistema oferece. Você vai se surpreender com o que já existe disponível no sistema e você não utiliza em sua empresa. Diversas melhorias podem ser implementadas com baixo ou nenhum custo. Algumas vão envolver despesas, mas certamente trarão benefícios que compensarão os recursos investidos. Aposte nisto!

Fica a dica

Então, minha proposta é a seguinte. Comece a atualizar o sistema com mais frequência. O ideal é utilizar a última versão estável, mas se não for possível, fique pelo menos na penúltima. Conheça o que o sistema oferece de novo, estudando as notas de versão e implementando tudo o que puder refletir em melhoria na produtividade da empresa, e também na governança. Começa assim um círculo virtuoso. Ao utilizar e criticar as novas funções, o fornecedor reage e começa a melhorar ainda mais, implementando mais novidades e o ciclo se repete.

Portanto, é hora de melhorar. Atualizar o sistema e iniciar a utilização dos novos recursos. Conte conosco para ajudá-lo nesta tarefa.

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